如何不看公司规模，来挑选最适合的CRM系统？

企业若希望提升销售，则需要工具来查看或监督任务进度。无论组织规模或大或小，拥有一款合适的CRM软件都是跨部门提升销售的关键要素。少了它，销售将会浪费时间，并错失多个客户成交信号的好机会。

然而并非所有CRM皆相同。市面上有各式各样的价位选择，所以当企业挑选什么是最好的CRM系统时，还需了解自己需要的功能才是重点。

为了协助企业挑选crm系统，Teamface撰写了这份挑选指南，告诉您在挑选最好的CRM系统时，应该着重的关键功能。

一、为何您需要CRM？

不同的CRM会依据不同的功能运作，而最好的CRM工具能带给所有组织以下好处：

销售流程节点清楚视觉化

重复性工作自动化以节省时间

团队所经手或准备进行的所有交易信息都会有集中储存在服务器

由资料分析来检验销售效果以及未来销售预测

与潜在客户的对话记录将变得清楚

假设您的销售流程中有100位潜在客户，少了CRM，就得手动输入资料到数据报表中。那么当潜在客户推进至下一个销售阶段会怎么样呢？一笔交易失败了之后呢？您的销售员和潜在客户对话时又发生了什么事？

这些都必须手动更新。

因此您得穿梭于成堆的资料夹中找寻对的信息，当然也无法保证不会发生人为疏失。此外若要确认您的销售员做法正确，您只能要他们在接触客户后花时间记录细节；并在希望浏览成果时，要他们手动制作表格或图表。

上述任务交给CRM代劳！

CRM无法为您成交，那必须依靠您的团队的销售技巧。CRM的长处在于处理枯燥且耗时的工作，以利您的团队能够专心销售。

从数据报表转移至为小规模公司设计的CRM软件，小型团队能够提升工作流程，投注更多时间销售，耗费更少时间搞行政。

储存或找取重要资料将会更加容易，团队还可以根据数据库中的销售记录进行分析，好精进销售技巧，增加营收。

规模更大的团队除了能够获得同样的好处，还会从集中的资料中心发现更多优势。尽管各销售部门所在地和时区都不同，他们的资料依旧能够实时上传更新，代表重要信息流通不会发生延迟。

CRM为谁设计？

CRM通常是设计给销售业务或营销使用，但不同产业的公司也都可以好好利用CRM来满足需求。

医疗业者。由CRM来自动注记门诊时间和诊疗记录，方便追踪病患。

销售型公司也能用CRM追踪潜在客户，并避免不同的专员重复与同一位客户连络，藉此节省时间，方便快速储存潜在客户的资料。

所有产业中的组织，只要手上的客户关系会影响成功与否，或是正受重复性的人工行政事务纠缠，都能够从CRM受惠。

二、什么造就最好的CRM？

现在我们知道了CRM必须提供给贵单位的基础功能了，那么最好的CRM平台究竟又能端上什么好处脱颖而出呢？

拓展性好

CRM应该要能与您的事业一同成长，一路从新创公司到大企业都并肩作战。最好的CRM软件会在您需要进阶功能和更多使用者时，提供简易的升级方法。

安全性

您的公司在管理个资方面责无旁贷，而顶尖的CRM系统能够确保资料存取安全，只对拥有特定权限的用户开放，却又不会难以登录使用。

与您所有的管理工具整合

销售流程简易高效才会清楚好懂，并让您的团队认知相同。开放给其他的应用程序协助与整合也非常重要。

定制化与衔接

若您挑选到了一套界面复杂、又需要将销售流程打掉重建的CRM，那绝对是伤财加耗时。反观最好的CRM是以人为本，而且要能够无缝接轨，花上团队成员最少的训练时间，并由清晰易懂的视觉界面和直觉的操作方式，提升您现有的表现。

您也要能够定制化CRM的呈现方式和功能，好让团队应付各式各样的状况。CRM绝不能沦为阻碍您采取新策略的绊脚石。

可负担性

有些CRM因为进阶功能众多而所费不赀，有些则不然；不过也有些CRM标榜着免费使用，却要求付费才能解锁实用功能。最好的CRM只会针对您的需求要求付费一次，升级时也不会以进阶功能和服务为借口涨成天价，而且哪种付费方案包含什么服务都公开透明。

第三方应用程序串接

CRM与第三方程序串接的健康环境，让您达成真正的的定制化。市面上有成千上万好用、受欢迎的应用程序，而最好的CRM可以与之串接，面对任何状况都迎刃而解。

清楚的衡量标准

杰出的CRM能够对照整理资料，提升您的销售流程，同时也能够搜集实时反馈，帮您为团队设立目标。最好的CRM让这些资料平易近人、息息相关，持续确保您掌握流程、目标以及需求的要点。

活动管理

最好的CRM软件提供给您提醒、备忘录以及工具，确保没有任何一笔交易被遗漏。进入第一阶段后，CRM便会要您设立完整流程，您也可以依照希望的时间间隔，来安排后续的阶段自动化或设置提醒。

顶尖的CRM软件也能让您使用进阶的销售活动功能，像是资料追踪、行事历程跟进以及自动化，并鼓励您在流程中发挥创意，去挖掘最佳的快速成交方式。

随动随用

实际销售时能够搭配行动装置使用至关重要。CRM的行动应用程序让您在移动时也能轻松管理销售，要漏掉信息可以说难上加难。

轻松设定与使用

销售管理软件比起单纯的周报产出平台，更应该成为一站式中心，满足您所有的销售追踪需求，并帮助您减少行政工作。有了正确的工具，您将减少管理资料的工作，进而有更多时间投入销售。

三、最好的CRM有何功能？

知道了是什么让顶尖的CRM脱颖而出之后，我们来更深入了解当您寻觅最适合的CRM时，应该要看重的特色有哪些：

潜在客户与交易

论及销售流程，您自然不会希望有任何限制，所以请确认您的CRM没有上述问题。

请找寻提供无限工作流程、定制化销售阶段、定制化交易规模与成交机率的CRM给业务和团队使用，并确认可以为交易和客户添加定制化栏位，以呈现您所需要的商业信息。以上对于具规模的团队尤其重要。

另一个重要的功能是自动产生联络人信息：每添加一位新的联络人，您的CRM就应该编辑其详细信息，并指派给该联络人对应的交易。进入销售流程之后，移动这些联络人至不同的销售阶段，也应该要像拖拉般容易。

CRM若充斥着复杂难懂的资料，会让您的销售流程复杂难懂，请特别注意。

顶尖的CRM能够让您的销售流程看起来浅显易懂，使用起来直观简单。您的销售员会长期与销售流程为伍，所以请选择让他们感觉方便轻盈的CRM，以免造成负担，而这正是Teamface企典的使用者最常称赞的地方。

沟通

顶尖的CRM包含了强大的呼叫、邮箱、在线聊天以及智能聊天机器人。利用在线聊天快速有效地处理潜在客户需求，同时借助聊天机器人面对较为简单的问题，然后根据您设定的标准，评估潜在客户的质量。

您的CRM要能够清楚呈现与潜在客户过去的交流记录，以利销售员从上回中断的部分继续对话，并在其他销售员一起处理同一笔交易时通知。

其他像是邮件密件副本地址，以及电子邮件同步，能够让您的CRM和工作信箱实时合作；电子邮件追踪则帮助您确认邮件是否有达到功效。

顶尖的CRM软件让您能够搭配合并栏位(mergefield)使用电子邮件模板，自动填入收信潜在客户的相关信息，一键输入便能完成多封邮件内容。

您也会希望列入考量的CRM都要有行事历功能，方便您的潜在客户从日历中挑选可以与您联络的时间，快速安排会议，并且能够实时同步信息到不同的平台，无论是安排会议、通话或是活动，通通实时更新。

自动化

顶尖的CRM会运用AI技术助您提升销售──有些甚至会分析您的行为模式，然后给出个人化的改善建议，增加业绩！CRM还会特别强调将工作流程自动化的方法，提醒您能够节省下来的时间。

这样能够让您随时学习，并在掌握基本功能之后继续探索CRM的进阶功能。此外，一旦您决定要将重复性工作自动化，就应该要能自由定制化工作流程。请确认您可以具体指出自动化背后的条件设定，以及相关的后续任务。

同样的自动化，您也应该设置给电子邮件使用，搭配自动填入栏位资料的邮件模板，在指定情况下发送。

您也可以找寻聪明搜寻之类的资料搜集功能，确保与客户接触之前先了解他们，拟定该如何与之简报，以提升成交的机会。

成长

CRM不应该阻碍您的事业成长，您绝不能因为软件的缘故而感觉窒碍难行。CRM应该要与您一同成长，即使团队规模扩大也能够继续使用同一款核心CRM。

请确认您所挑选的CRM可以轻松增加使用者和产品类别，而不会在新功能或使用者上线之前突然收费，或是发生延迟。

销售资料与报告

您的CRM会给您准确的交易分析，连同收益、销售活动和潜在客户的资料也是。这样可以帮助您抽丝剥茧，精进销售技巧，采取新的策略时也能检讨成效。

您同时也需要这些资料清楚呈现，因此CRM要能够让您选择该用哪种图表在仪表板中显示资料。

您需要能够对应不同的销售KPI以及商业条件，设计出不同的仪表板，延伸至进阶管理分析也一样能达成。

隐私与安全性

顶尖的CRM能够提供坚若磐石的安全性与隐私，同时又不会造成使用不便。

请确认您可以查看谁在何时登入、用什么方式登入，并能够阻挡可疑的使用者、设置严格的浏览权限，并限制公司内的机密文件只有少数人能存取。

您会希望感兴趣的CRM认真看待安全性问题，所以请确认该CRM是否遵循GDPR规定，他们的员工又是否训练有素，能够妥善对待您上传的资料；再来就是他们使用的硬设备和加密技术是否有世界级的水平。

顶尖的CRM保证让您的公司不会受资安问题所苦。

应用程序串接

现代的CRM既然是以云端为主，您自然会期待能够不受地点限制，透过安全的网络连结使用其服务。光是桌电还不够，现代的云端CRM也应该支持行动装置，您的员工才能随动随用。此外，您也会希望您的CRM拥有能够与其他第三方应用程序串接的丰富资源，好提供更加定制化的商业选择。

售后服务

顶尖的CRM软件商会提供优良的产品售后，他们能够在您遇到使用问题时，快速帮助你解决问题。

提供24小时全年无休，并且能通过电话或在线聊天快速支持的供应商。

企业等级的客户还会希望CRM供应商定期关心。Teamface企典的导入支持和客户经理够够帮助客户完成系统转移。若您选购Teamface企典的最高级版本，还会加上24小时全年无休的电话售后支持。

四、所以到底什么是最好的CRM？

所谓最好的CRM，其功能可以满足贵公司的需求，而且不会要您破费。

所以真正的问题应该是：您需要什么样的功能？

首度关心客户关系管理的小公司不太需要复杂的功能或工具，反观企业就会需要。不过每家公司都会希望资料安全无虞、销售流程弹性且潜显易懂，而且不需要大费周章重新训练员工使用。

CRM工具的重中之重，是要能够帮您追踪交易进度，毕竟销售员最可怕的恶梦非遗漏交易莫属。无论状况为搞混潜在客户、忘记会议时间，或是在接近成交时欠缺关键信息，遗漏都是最让销售员头痛的恶敌。正确的CRM能够确保您知道潜在客户目前位于销售流程的哪个阶段，所以该如何采取下一步。

请在挑选CRM时确认该产品的基础功能是否符合您的期待，然后考量其价位是否合理。

最后，请检查该CRM是否能够随着您的事业一同成长，这对顶尖的CRM而言易如反掌。